A secretaria é o setor responsável pela manutenção dos registros, arquivos e documentação dos alunos, professores e funcionários da escola, além da execução dos trabalhos administrativos e expedição de comunicados que apoiem o desenvolvimento do processo escolar. O ambiente é porta de entrada da escola e deve refletir sua filosofia de trabalho e o projeto pedagógico da instituição. Assim, é essencial que apresente uma estrutura organizada, equipamentos adequados e profissionais de atendimento capazes de acolher os pais, resolver as questões burocráticas e colocar o aluno sempre como prioridade no processo. O trabalho da secretaria escolar envolve documentos, responsabilidades, atendimento à comunidade, reuniões e compromissos que podem vir a gerar problemas de organização.
Confira 5 táticas essenciais para manter tudo em ordem:
1. Mobiliário e equipamentos adequados
O trabalho dos funcionários de uma secretaria escolar depende de alguns móveis e equipamentos específicos, que facilitam a organização do trabalho. Assim, os funcionários devem informar os gestores quanto à necessidade de novos armários, prateleiras e gaveteiros, muito úteis na organização deste setor. Além disso, é interessante investir em arquivos e caixas organizadoras como forma de organizar os documentos, dividindo-os de acordo com a frequência da necessidade de serem acessados. As bandejas também são muito úteis para comportar materiais pendentes de liberação e resolução até que o responsável tome as providências necessárias.
2. Arquivos categorizados
É importante que a secretaria adote uma forma de categorização de arquivos, dependendo das necessidades de organização. Assim, os documentos podem ser arquivados por tipo (boletins, relatórios, estatutos, históricos, etc.), por data, ou pelo nome do aluno em ordem alfabética. A localização dos documentos nos arquivos pode ser facilitada pelo uso de cores ou de etiquetas nas diferentes pastas.
3. Manutenção da organização
É importante que sejam adotados procedimentos de arrumação contínua do local, de forma a manter a secretaria e os arquivos sempre organizados. Assim, deve haver uma cobrança para que os documentos e materiais já utilizados sejam devolvidos ao seu local de origem e que os que não são utilizados sejam descartados.
4. Apresentação e atendimento
A secretaria realiza parte das funções de relacionamento com as famílias dos alunos. Assim, é importante que a instituição invista em criar um espaço convidativo e aconchegante, tanto para os pais quanto para os alunos. Uma ótima ideia são os murais destinados à comunidade escolar, com fotos de eventos, calendários e informações importantes. Além disso, é importante oferecer um atendimento prestativo, com funcionários bem preparados para solucionar problemas burocráticos, atender ao telefone, acolher as crianças e encaminhá-las de forma adequada para a coordenação pedagógica ou a direção. O atendimento da secretaria é um fator muito importante no relacionamento da escola com os pais. Neste sentido, se utilizar de tecnologias que facilitem o atendimento aos pais e o trabalho da secretaria contribui para a apresentação da escola, demonstrando a importância da organização e da troca de informações.
5. Utilização da tecnologia
Existem diversas tecnologias que podem contribuir para a organização do espaço escolar e facilitar a vida dos funcionários, como sistemas de gestão escolar para armazenar e imprimir informações. Estes contribuem para otimizar a organização da secretaria, reduzindo a utilização de papel e de espaço físico para o armazenamento de arquivos.