O planejamento da ocupação dos espaços escolares no novo ano letivo depende também da estruturação do quadro de horários dos professores. Afinal, salas de aula, laboratórios, quadras e auditórios só podem ser alocados com a supervisão de um docente responsável. Desta forma, o quadro de horários atua como ferramenta importante para que a gestão tenha controle sobre o uso dos espaços escolares, garantindo que estejam disponíveis e organizados para as diferentes atividades a serem desenvolvidas.
Uma organização eficiente do quadro de horários contribui também para a economia de tempo e recursos na instituição de ensino. A antecipação do processo de estruturação desta grade permite à escola reduzir o número de janelas de espera dos docentes e, portanto, o gasto de recursos financeiros com o pagamento de horas não trabalhadas. Além disso, um quadro de horários bem estruturado, facilita a organização dos períodos de intervalo e retorno dos alunos às salas de aula, diminuindo o atrito entre professores, coordenação e alunos.
Afeta a motivação e enfraquece o engajamento dos alunos
Também para os estudantes o quadro de horários é uma importante ferramenta de motivação e engajamento e, quando mal estruturado, torna o aprendizado massivo e desgastante. A antecipação de sua montagem, enretanto, contribui para que a gestão escolar seja capaz de organizar as rotinas de estudos, agrupando disciplinas semelhantes, reduzindo os deslocamentos e definindo horários adequados para as pausas. Também o horário de início das atividades faz parte desta organização, e deve ser pensado de acordo com as diferentes faixas etárias de ensino, contribuindo para que os alunos tenham horas de sono suficientes. A antecipação da montagem do quadro permite, assim, que este seja mais adequado ao projeto político-pedagógico da instituição, oferecendo aos estudantes tranquilidade e conforto para desenvolver as atividades acadêmicas e extracurriculares.
A tecnologia vem contribuindo cada vez mais para a eficiência da organização escolar com ferramentas que permitem a criação de grades com base na disponibilidade dos professores e nos diferentes interesses da instituição. Através destes, é possível desenvolver grades complexas com maior praticidade, reduzindo o tempo necessário para esta organização e otimizando o tempo de alunos e professores.